Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z perspektywy ich późniejszego użytkowania, a nie tylko i wyłącznie samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy na prawdę często wynikają z z pozoru drobnych wyborów podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wtedy, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko i wyłącznie teraźniejsze wyposażenie, niemniej jednak także sposób korzystania z obiektu. Przeciwnie planuje się układ dla przestrzeni, w której znacząca większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a zupełnie inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma też przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych pomieszczeń, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa później na sposobność wykonania pomiarów, modyfikacji, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że przystępność jest często niedoceniana, w szczególności gdy podczas projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na w pełni puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać całkiem inaczej. Powinno się także brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, o ile w przyszłości zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia bardzo szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymaga przy tym uwzględnienia sposobu przepływu informacji pośród urządzeniami. W współzależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, testom dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z takowych systemów może mieć inne wymagania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi czasami do problemów w trakcie utworzenia. Istotne jest również oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, ale przy rozbudowanym obiekcie bez stosownej dokumentacji bardzo szybko pojawia się trudność z postanowieniem, który przewód odpowiada za dokładnie określone urządzenie. W efekcie wręcz prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie jedynie pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone podczas tworzenia są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. W trakcie realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a prawdziwym układem ścian, stropów lub innych instalacji. Zdarza się, że zmiana wynika też z decyzji dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma duże znaczenie dla całego układu, ale każda powinna być oceniona pod względem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać przeróbkę długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przemian pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych trzeba rozpatrywać jako proces związany także z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wówczas, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Zobacz także: projektant kontroli dostępu.