Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się więc wyłącznie do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Całkiem inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a przeciwnie dla większego przyjęcia, podczas którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego podczas planowania dobrze pozostawić stosownie szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób użycia otoczenia. W sytuacji obiektów położonych pośród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto wcześniej ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. W trakcie oglądania miejsca bardzo dobrze sprawdzić też nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób w podeszłym wieku, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy kluczową uwagę przyciąga wygląd sali. O ile planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto także rozważyć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa również temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, szczególnie gdy ma spore przeszklenia, jednak wieczorem sytuacja może się przemienić. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i zamiany powietrza. Nie trzeba też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, niemniej jednak także ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz możliwość poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle ukazują się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie umożliwia uniknąć modyfikacji w ostatniej chwili.
Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi wyłącznie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany także pod kątem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeżeli już catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość na prawdę wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Analogicznie wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto uprzednio ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można przeznaczyć na montaż a także późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z punktu widzenia organizacji ważne jest więc nie tylko i wyłącznie to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, niemniej jednak również jak działa wówczas, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Zobacz więcej: miejsce na wesele pod Warszawą.