Nagrania dźwiękowe i materiały wideo są dziś wykorzystywane częstokroć, w których późniejsze odtworzenie całego materiału może być niewygodne lub czasochłonne. W takich okolicznościach znaczenie ma wierne przeniesienie wypowiedzi do postaci tekstowej. Transkrypcja nagrań może obejmować rozmowy, wywiady, posiedzenia, spotkania, wykłady czy materiały zarejestrowane podczas pracy.
Samo przepisanie słów nie za każdym razem jest natomiast najprostszym zadaniem. Znaczenie mają jakość dźwięku, liczba osób mówiących, sposób wypowiadania się a także obecność szumów i przerw. Przy nagraniu kilku rozmówców trzebponadto rozpoznać, kto zabiera głos. O ile materiał jest niewyraźny, próba odgadnięcia brakującego fragmentu może prowadzić do zmiany sensu wypowiedzi, dlatego w praktyce nie gorzej zaznaczyć miejsce skomplikowane do ustalenia niż uzupełniać tekst na podstawie przypuszczeń.
Innego podejścia wymaga dokument przeznaczony do zastosowania w postępowaniu. Transkrypcja do sądu powinna przede wszystkim możliwie z dokładnością odzwierciedlać treść źródłowego nagrania, ponieważ wręcz z pozoru drobne różnice mogą posiadać znaczenie przy ocenie materiału (polecana strona: transkrypcje cennik). Ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, lecz również kolejność wypowiedzi, przerwania, powtórzenia czy momenty, w których uczestnicy mówią równocześnie. W współzależności od celu dokumentu wykorzystuje się różny poziom szczegółowości. W pewnych sytuacjach niezbędny jest zapis wypowiedzi wraz z oznaczeniami czasu, a innym razem tekst uporządkowany w taki sposób, aby łatwiej było znaleźć dany fragment nagrania. Nie powinno się co więcej poprawiać wypowiedzi tylko po to, by brzmiała bardziej literacko. Język mówiony na prawdę często zawiera niedokończone zdania, powtórzenia i potoczne określenia, które mogą zostać utracone podczas nadmiernej redakcji.
W przypadku dłuższych materiałów na prawdę bardzo często pojawia się pojęcie stenogram, choć w praktyce zakres tego określenia bywa różnie rozumiany. Stenogram może być szczegółowym zapisem przebiegu rozmowy albo wydarzenia, z uwzględnieniem kolejności wypowiedzi poszczególnych osób. Przy pracy z takim materiałem na prawdę ważna staje się konsekwencja w oznaczaniu rozmówców a także zachowanie jednolitego sposobu zapisu przez cały dokument. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy kilka osób wypowiada się równocześnie, ktoś mówi bardzo cicho lub nagranie zawiera fragmenty o słabej jakości. Wówczas nie wystarczy mechaniczne rozpoznawanie mowy. Niezbędne jest porównywanie trudnych fragmentów z wcześniejszym i późniejszym kontekstem, a czasami też wielokrotne odsłuchiwanie tego samego miejsca. Nie oznacza to natomiast, że niejasny fragment powinno się we własnym zakresie interpretować. Misją osoby sporządzającej zapis jest możliwie wierne zademonstrowanie materiału, a nie zmienianie jego treści.
Na dokładność zapisu wpływa również sposób przygotowania samego nagrania. Wyraźny dźwięk, niewielka liczba zakłóceń i możliwie czytelny podział głosów ułatwiają późniejszą pracę. Przy materiałach przeznaczonych do celów formalnych warto zachować oryginalny plik, ponieważ tekst jest zapisem pochodnym i w razie potrzeby powinien dać się odnieść do źródła. Pomocne bywają oznaczenia czasu, dzięki którym konkretną wypowiedź można bardzo szybko porównać z odpowiednim miejscem nagrania. Znaczenie ma również forma dokumentu: zbyt duża ingerencja redakcyjna może oddalić zapis od rzeczywistego przebiegu rozmowy, natomiast całkowity brak uporządkowania utrudnia używanie z tekstu. Dlatego przy transkrypcji powinno się za każdym razem uwzględnić rodzaj materiału, jego wykorzystanie oraz ograniczenia wynikające z jakości źródła.
Warto sprawdzić: transkrypcje nagrań.