Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu detali, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, spore przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się więc tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.
Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Przeciwnie planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a całkiem inaczej dla większego przyjęcia, podczas którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego w trakcie planowania bardzo dobrze pozostawić należycie szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.
Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych wśród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto przedtem ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka a także czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. Podczas oglądania miejsca świetnie sprawdzić także nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą mieć znaczenie dla osób starszych, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy priorytetową uwagę przyciąga wygląd sali. Jeśli planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto także prześledzić oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.
Na odbiór przestrzeni wpływa też temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, zwłaszcza gdy ma spore przeszklenia, jednak wieczorem sytuacja może się przemienić. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i konwersji powietrza. Nie powinno się również pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana zupełnie inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sprzęt nagłośnieniowy, ale również ustawienie głośników, stołów i parkietu. Podczas przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych a także możliwość poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle ukazują się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie pozwala uniknąć przeróbek w ostatniej chwili.
Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi jedynie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany także pod kątem miejsca do przechowywania produktów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeśli catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość na prawdę wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Tożsamo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto przedtem ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można poświęcić na montaż oraz późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z punktu widzenia organizacji ważne jest więc nie tylko to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, niemniej jednak również jak działa wtedy, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.
Więcej informacji: wesele blisko Warszawy.